PayTraq Latvija

Darbību plūsma

Posted in programma, atjauninājumi

Kārtot grāmatvedības uzskaiti ir kā salikt puzli!
Ir nepieciešams savākt daudz dažādus puzles gabaliņus, lai dabūtu skaistu uzņēmējdarbības attēlu. Protams puzle jāsaliek kopā ar kolēģiem, partneriem un klientiem. Grāmatvedim jāsaliek vairākas puzles vienlaicīgi ar saviem kolēģiem un klientiem. Viņa puzles daļa ir ne tikai nodokļu pārskati, bet arī savlaicīgas un pilnas finanšu informācijas nodrošināšana klientiem/priekšniekiem.

Bez šaubām, grāmatvedim jāzina par klienta darba procesiem un jāpieņem savlaicīga un aktīva līdzdalība dažādu uzdevumu risināšanā, kurus viņam deleģē klienti vai kolēģi. Vienmēr zina, kad vajag ielikt "pareizo" puzles daļu.

Jāspēj ātri pārslēgties starp kompānijām, taupot laiku uz dokumentu apstrādes sākumpunkta meklēšanas un no jauna darbību plūsmas izveides.

Jāspēj ātri kontrolēt kolēģiem deleģēto darbu un uzdevumu izpildi kopdarbā.

Tas viss var notikt ātri un dabiski, jo PayTraq grāmatvedim, kā arī katram sistēmas lietotājam ir savs informācijas iegūšanas kanāls – Darbību plūsma.

Darbības plūsma nav nekas cits kā kopējais ierakstu žurnāls visiem uzņēmumiem pēc uzņēmējdarbības galvenajiem procesiem, tādiem kā pārdošana, iepirkumi un nauda.

Pārdošanai un iepirkumiem ieraksts Darbību plūsmā ir dokumenta statusa izmaiņu attēlošana, piemēram rēķins no "gaidot apmaksu" tagad ir "apmaksāts".
Naudai ieraksts Darbību plūsmā ir naudas ienākšana vai aiziešana pēc naudas kontiem.

Minēsim priekšrocības, kuras Darbību plūsma sniedz grāmatvedim.

Pirmkārt, tā ļauj ātri apskatīt klientu un kolēģu pēdējas aktivitātes, kas savukārt sekmē pareizas dokumentu apstrādes secības nodrošināšanu un sniegta grāmatvedības pakalpojuma kvalitātes pieaugumu.

Otrkārt, Darbības plūsmas monitorings sniedz priekšstatu par dokumentu apstrādes un grāmatvedības informācijas sniegšanas biežumu, kas palīdz plānot grāmatveža darba laiku un dalīt darba slodzi starp kolēģiem.

Treškārt, lietojot Darbības plūsmu, var nodrošināt darbu un uzdevumu izpildes kontroli, kā starp kolēģiem, tā arī no citas puses: klients – grāmatvedis vai grāmatvedis – klients.
Kontrole samazina dīkstāves laiku un veicina nepārtrauktu dokumentu apstrādes procesu, kas savukārt palielina grāmatvedības pakalpojumu sniegšanas apjomu.

Taču ne visas priekšrocības ir domātas tikai grāmatvedim, protams ir arī ieguvumi klientam.

Klients vienmēr zinās, ko dara grāmatvedis. Un tas ir ļoti pozitīvi, jo klients redz kādā apstrādes posmā ir viņu uzņēmums un par kādu periodu grāmatvedības dati tagad ir aktuālie, kas savukārt harmonizē sadarbību ar klientu.

Svarīgi, ka klientam ir neatkarīga pieeja grāmatveža darba rezultātiem saprotamā veidā, nevis iegrāmatojumu veidā.

Un vēl Darbību plūsmā ir Iknedēļas kopsavilkumi. Iknedēļas kopsavilkumi atspoguļo debitoru un kreditoru parādus un naudas atlikumu uz nedēļas beigām. Kā arī tajos ir iekļauti ik nedēļas dati par ienākumiem, izdevumiem un operacionālo peļņu no finanšu gada sākuma.
Svarīgākie skaitļi uzņēmuma darbības novērtēšanai ik nedēļu!