PayTraq Latvija

Iepirkumu iesūtne

Posted in automatizācija, atjauninājumi, grāmatvedības uzskaitē, e-rēķini

Iepirkumu iesūtne ir vieta, kurā Jūs varat saņemt automātiski savus ienākošus rēķinus un čekus par dažādiem uzņēmuma izdevumiem. Vienkāršs, ātrs un ērts veids pirmdokumentu apstrādei un ievadei.

Mēs priecājamies Jums paziņot par pilnīgi jaunas funkcijas ieviešanu PayTraq, kuras ietvaros Jūs varēsiet ievērojami paātrināt dažādu rēķinu apstrādes un ievades procesu, ka arī vienkāršot avansu norēķinu personas atskaišu sastādīšanu pēc iesniegtiem čekiem.

Tātad mēs piedāvājam Jums - Iepirkumu iesūtni - vienotu pagaidu visu gaidošo apstrādi ienākošo dokumentu glabāšanas vietu.

Iepirkuma iesūtnē Jūs saņemsiet dokumentus - datnes no Informācijas avotiem. Pašlaik tiek atbalstīti divi Informācijas avoti, kurus Jūs varat sākt lietot jau tūlīt. Tie ir PayTraq Inbox (katram uzņēmumam noteiktā e-pasta adrese PayTraq sistēmā, visu dokumentu nosūtīšanai) un Drobox - datņu mākoņu krātuve. Sīkāk par katru no Informācijas avotiem lasiet lūdzu zemāk, bet tagad gribam mazliet pastāstīt par šo ideju.

Vispirms Iepirkumu iesūtne satur protams pašu iesūtni.
Pēc analoģijas ar Jūsu e-pastu, iesūtnē Jūs saņemsiet visus ienākošus ziņojumus nosūtītus pa jebkuru Informācijas avotu.

Ziņojums vispirms ietver sevī datni, ar kaut kādu papildu informāciju par šo datni un tajā esošo rēķinu vai čeku. Atkarība no Informācijas avota, ar kuru palīdzību Jūs saņemsiet ziņojumu, primārais saturs var atšķirties, bet visa trūkstoša informācija var būt pievienota praktiski ar vienu klikšķi.

Iepirkuma iesūtne ietver arī automātiskās aizpildīšanas Noteikumu sarakstu, kuru Jūs varat izveidot. Šo Noteikumu piemērošanas rezultātā katra ziņojuma apstrādes procesā būs tikai pāris soļu garš.

1) Jūs atverat ziņojumu, no kreisas puses redzat datnes priekšskatījumu, no labas puses- laukus aizpildīšanai.

2) Pamatojoties uz to, ko Jūs redzat datnē, Jūs piemērojat vajadzīgu Noteikumu, savukārt šīs Notikums pats aizpilda laukus, pēc kā viena klikšķa rezultātā Jums ir gatavs un ievadīts rēķins vai avansu norēķinu personas atskaite jau ar pievienoto attiecīgo datni.

Viss. Atliek iegrāmatot un var ķerties pie nākama ziņojuma.

Jo vairāk, pielietojot Informācijas avotu - PayTraq Inbox, vajadzīgs Noteikums var būt piemērots tieši ziņojuma saņemšanas laikā Iepirkumu iesūtnē, kas nozīmē, ka lauki tiks aizpildīti automātiski un tikai ar vienu klikšķi dokuments būs ievadīts.

Ja Iepirkuma iesūtne ir tukša, tad visi ienākošie dokumenti ir apstrādāti. Ja Iepirkuma iesūtnē ir ziņojumi, tad tas ir dokumentu saraksts apstrādei.

Vairs nevajag vākt pirmdokumentus no dažādām vietām un vienmēr atcerēties, kas jau ir ievadīts, bet kas vēl nav.

Kā tas darbojas?

PayTraq Inbox Informācijas avots

Aktivējot Informācijas avotu, Jūs saņemsiet atsevišķu e-pasta adresi līdzīgu šādai channel.012.345@inbox.paytraq.com

Jebkurš ziņojums ar pievienotu datni, nosūtīts uz šo adresi automātiski nonāks Jūsu Iepirkuma iesūtnē. Jūs varat pārsūtīt uz šo e-pasta adresi vēstules ar rēķiniem, saņemtas no Jūsu piegādātājiem, vai pārsūtīt šo adresi tieši piegādātājiem, lai viņi uz to sūtītu rēķinus, vai piemēram nofotografēt ar mobilo telefonu čekus un pārsūtīt šīs fotogrāfijas Iepirkumu iesūtnē.

Pavisam vienkārši. Ierakstiet šo e-pasta adresi kontaktpersonu sarakstā un ātri izvēlieties to jebkura izdevumu dokumenta pārsūtīšanai. Bet tas vēl nav viss.

Kā jau minējām, ziņojumiem, kuri tiek pārsūtīti pa šo Informācijas avotu, varbūt automātiski piemēroti iepriekš noteikti lauku aizpildīšanas noteikumi, kas vēl vairāk vienkāršos un paātrinās turpmāko dokumentu datu apstrādi.

Noteikumu piemērošanai vēstules pamattekstā (e-mail body) ir vienkārši jāpievieno #noteikums, kur "noteikums" ir Jūsu definēts noteikuma nosaukums. Ir arī dažas īpašas zīmes, kuru pielietošana var arī aizpildīt trūkstošu informāciju vai pārmainīt dažu lauku informāciju, jau noteikto Noteikumā. Tā piemēram, var izmantot zīmi @amt - summas ievadei, @nr - dokumenta numura ievadei, @date - datuma ievadei. Zīmes var izmantot visas kopā vai atsevišķi, kopā ar vai bez Noteikuma, vienā rindiņā vai katru savā rindiņā. Viss atkarīgs no situācijas un Jūsu vēlmes.

Apskatīsim piemēru, Jūs regulāri saņemat rēķinu no Lattelecom uz e-pastu. Šim rēķinam Jūs varat izveidot automātiskās aizpildīšanas Noteikumu, pieņemsim, ar nosaukumu "lattel", šim Noteikumam Jūs varat pievienot visus nepieciešamus laukus - piegādātāju, izdevumu aprakstu, summu (ja fiksēta), izdevumu grāmatvedības kontu un nodokļa grupu.

Vēlāk saņemot šo rēķinu Jums būs nepieciešams tikai pārsūtīt to uz PayTraq Inbox adresi, pievienojot #lattel vēstules pamattekstā.

  • Ja vēlaties pārsūtot rēķinu aizpildīt arī numura lauku, tad: #lattel @nr 46756282-2 (jāraksta savs numurs)

  • Ja numuru, datumu un summu, tad: #lattel @nr 46756282-2 @date 01.03.2015 @amt 50.99

Pēdējā variantā, kad pilnībā ir aizpildīti visi lauki, apstrādājot šo ziņojumu, pilnīgai rēķina ievadei vajadzēs tikai noklikšķināt vienu pogu.

Automātiskās aizpildīšanas Noteikumi var būt piesaistīti arī nosūtītāja adresei, šajā gadījumā tie tiks piemēroti visiem ziņojumiem, kuri būs saņemti no šī e-pasta adreses. Tas ir ērti, ja vēstules tiek sūtītas no piegādātāja vai avansu norēķina personas tieši uz PayTraq Inbox e-pasta adresi.

Noteikumu piemērošanas prioritāte ir sekojoša.
Noteikums vēstules pamattekstā - > noteikums, piesaistīts nosūtītāja adresei - > noklusējuma noteikums.

Bet jebkurā gadījumā vienmēr var izvēlēties un piemērot citu Noteikumu tieši Iepirkumu iesūtnē.

Dropbox Informācijas avots.

Ja Jūs jau lietojat Dropbox savā darbā, visticamāk, Jums būs ērti to lietot arī kopā ar PayTraq. Piemēram, ar tā palīdzību Jūs varēsiet ātri pārsūtīt dokumentus savam grāmatvedim, saglabāt savu pirmdokumentu arhīvu un visas komandējuma čeku fotogrāfijas.

Aktivējot šo Informācijas avotu Jūsu Dropbox mapē tiks izveidota mape /App/Paytraq Inbox. Visas datnes, kuras tiks pārnestās /iekopētās šajā mapē nonāks arī Jūsu Iepirkuma iesūtne PayTraq sistēmā.

Ar šo Informācijas avotu var strādāt divējādi:

1) Datu imports

Datņu imports Paytraq un to dzēšana no Dropbox.
Aktivējot Informācijas avotu tāds režīmu ir uzstādīts pēc noklusējuma.

Tas ir pusautomātiskais režīms. Katru reizi, lai importētu datnes no Dropbox vajadzēs noklikšķināt pogu "Importēt datus", kura iedarbinās jauno datņu lejupielādes procesu, kā jauno ziņojumu, Jūsu Iepirkuma iesūtnē. Saņemot katru ziņojumu, tajā pievienota datne tiks dzēsta no PayTraq Dropbox mapes.

Šis variants piemērots darba organizācijai, kurā mape PayTraq Dropbox tiek pielietota dokumentu apmaiņai, t.i. tiek pielietota tikai datņu pārsūtīšanai PayTraq Iepirkumu iesūtnē, ar pagaidu datņu pārvietošanu šajā mapē.

2) Auto Sync

Šis režīms paredz nepārtrauktu automātisko datu sinhronizāciju starp Dropbox mapi un PayTraq Iepirkuma iesūtni. Katra jauna datne pievienota Dropbox PayTaq mapē uzreiz parādīsies arī Jūsu PayTraq Iepirkuma iesūtnē, turklāt nekas nebūs dzēsts no Dropbox PayTraq mapes.

Šis variants ir labs, ja PayTraq Dropbox mape tiek izmantota arī kā vēl viena datņu pastāvīga glabāšanas vieta. Režīms Auto Sync var būt ieslēgts Informācijas avota iestatījumos.

P.S. Iepirkuma iesūtnē neatkarīgi no Informācijas avota var nonākt ziņojumi ar datnēm šādos formātos: JPG, PNG, PDF, DOC, DOCX, EDOC, XLS, XLSX, ODT, ODS, ZIP