PayTraq Latvija

Kā apstrādāt bankas izrakstu?

Posted in grāmatvedība, grāmatvedības ārpakalpojumi

Nav šaubu, ka bankas izraksta apstrāde ir viens no visvienkāršākajiem, bet tajā pašā laikā darbietilpīgākajiem procesiem. Jau sen ir pagājušie tie laiki, kad bankas izrakstu varēja saņemt bankā papīra veidā un apstrādāt manuāli, kas prasīja daudz laika un spēka. Tagad katram uzņēmumam ir internetbanka ar visām bankas konta veiktām darbībām un vairākiem šīs informācijas eksporta formātiem. Savukārt PayTraq ir bankas izraksta imports un tā sabalansēšana. Bankas eksporta/importa rezultāts ir apstrādes laiks, datu integritāte, tos nav iespējams pazaudēt, citiem vārdiem sakot vairs nav nepieciešamības mocīt izrakstu un sevi.

Bankas izraksta lejupielāde, datnes formāti un secība soli pa soliem ir aprakstīti lietotāju rokasgrāmatā, bet to ir diezgan garlaicīgi lasīt, tāpēc pastāstīšu, kā ār-grāmatvedis, kas strādā grāmatvedības ārpakalpojumu sniedzoša uzņēmumā.

Sāksim, mums ir uzņēmums. Uzņēmumā ir darbinieki, kas izraksta rēķinus, ir vadības vēlme, lai rēķini ir apmaksāti termiņā, ir darbinieki, kas ievada saņemtos rēķinus un tos apmaksā, ir ār-grāmatvedis un saskaņota bankas izraksta apstrādes diena – ceturtdiena. Visi kopā strādā PayTraq ar vienādiem datiem.

Ceturtdiena. Rīts.
Rakstu vēstuli: ”Sveika! Atsūti man lūdzu bankas izrakstu no mēneša sākuma līdz šodienai FIDAVISTA formātā”.
Gaidu izrakstu, vienlaicīgi apstrādāju šodienas dokumentus. Vēstule ir klāt! Atvēru to, saglabāju XML sava datorā. Eju PayTraq, uzreiz uz Banku, izvēlos kontu un lejupielādēju bankas izraksta datni. Pirmais pārsteigums, lejupielādējas tikai tas, kas nebija pielādēts agrāk. Tātad ir bankas darījumu numuru pārbaude, nav jāatceras periodi un iepriekšējas ielādes datumi. Dati ir pielādēti, ķeramies klāt apstrādei.

Izraksta apstrāde ir sadalīta uz ienākošajiem un izejošajiem bankas darījumiem, kas ir ērti. Strādā ar vienu bankas pusi, nekas nejaucas, apstrādā ienākošos maksājumus, tātad debitori, apstrādā izejošos maksājumus - kreditori.

Tā, sāksim ar ienākošajiem maksājumiem. Labi vien ir ja klients apmaksa vienu rēķinu ar vienu maksājumu. Sistēma pati meklē klienta neapmaksātus rēķinus pēc summas un maksājuma informācijas un piedāvā debitoru slēgšanas variantus. Atliek tikai noklikšķināt pogu “ievadīt maksājumu”. Klients ar vienu maksājumu apmaksāja vairākus rēķinus, vai rēķinu un priekšapmaksas rēķinu, vai rēķinu, ņemot vērā kredītrēķina summu. Klikšķinu “izveidot jaunu ienākošo maksājumu”, atzīmēju vajadzīgus rēķinus no saraksta un iegrāmatoju. Maksājuma informācija vienmēr redzama uz ekrāna, neko nevajag atzīmēt uz lapiņas, nevajag ievadīt grāmatvedības kontus. Man patīk tāds darbs. Viegli, ērti, ātri.

Ķeramies klāt izejošajiem bankas maksājumiem. Apmaksas piegādātājiem darbinieki jau ievadīja paši. Viņi paši veic ienākošo rēķinu apmaksu un eksportē maksājuma informāciju no PayTraq internetbankā. Tādējādi samazina man bankas izraksta apstrādes laiku un paši internetbankā ātri veic maksājumus bez kļūdām un neaizpildot maksājuma informāciju. Tagad programma pēc datuma, summas, piegādātāja un maksājuma informācijas atrod jau veiktus sistēmā maksājumus un piedāvā tos sabalansēt ar bankas importu. Viena poga “Sabalansēt” un maksājums no programmas ir sabalansēts ar naudas norakstīšanu no bankas. Paliek vien sīkumi. Bankas komisijas- viena poga “ ievadīt bankas komisiju” un viss, nevajag katru reizi ievadīt grāmatvedības kontu. Jauki. Jau var saredzēt beigas. Palika apstrādāt transakcijas, kuri pieprasa grāmatvedības kontu ievadi. Apmaksājām nodokļus. Pārskaitījām naudu avansu norēķinu personai un atgriezām pārmaksu debitoram. Banka ir gatava!

Atbildu uz vēstuli “Banka gatava, informācija atjaunota uz ceturtdienu”. Darbinieki caurskata debitorus un izsūta atgādinājumus par neapmaksātajiem rēķiniem. Tas zināma mērā audzina klientus.

Un vēl viens pārsteigums, ielādēts bankas izraksts paliek sistēmā. Tātad ir ērti veikt maksājumu labošanu. Var izdzēst maksājumu, atgriezties pie bankas izraksta ielādes un atkārtoti veikt maksājumu. Dati nav pazaudēti, tos nav atkal jāprasa klientam vai pirms maksājuma dzēšanas izrakstīt summu, datumu, partneri un maksājumu informāciju uz lapiņas.

Rezultāts.
Darbs izpildīts termiņā un pilna apmērā. No rīkiem tikai dators un internets, zināšanas un uzmanība, dažkārt pat nav nepieciešams darba galds, zīmulis un lineāls.