PayTraq Latvija

Kā atbrīvot vietu dokumentu plauktos

Posted in grāmatvedība, automatizācija

Pirmdokumenti ir grāmatvedības uzskaites pamats. Ārējo un iekšējo dokumentu daudzveidība kalpo kā pamats grāmatvedības reģistru ierakstu veikšanai. Šie dokumenti saudzīgi jāglabā noteikto laika posmu. Glabāt tos var darba vietā birojā speciāla dokumentu plauktā. Katram uzņēmumam var lietot atšķirīgas krāsas mapēs vai pielīmēt mapēm krāsainas uzlīmes atpazīstamībai. Plauktā mapes var kārtot alfabētā, hronoloģiskā vai haotiskā secībā.

Pirmdokumentus ik mēnesi birojā atnes klienti vai es pats apmeklēju tos, lai paņemtu dokumentus apstrādei. Rezultātā biroja pārvēršas par arhīvu. Un ja pēkšņi kādam- klientam, man vai trešajai personai savajadzēs kāds apstrādāts pirmdokuments, piemēram saņemts rēķins, to varēs atrast arhīvā, skenēt un aizsūtīt pa e-pastu. Man ne īpaši patīk no biroja taisīt arhīvu, tāpēc pirmdokumentu glabāšanu es izvēlos veikt savādāk. Tieši skenēt visus pirmdokumentus un glabāt tos mākonī, un jau apstrādāto pirmdokumentu oriģinālu atdod atpakaļ klientam. Mākoņu arhīvs ir PayTraq. Jo programmā katram ievadītam dokumentam var pievienot datni. T.i. ievadi sistēmā ienākošo rēķinu un turpat lejupielādē šī dokumenta skenējumu. Tādai glabāšanai ir savi plusi, nav vajadzīgs speciāls, atsevišķs serviss datņu glabāšanai un visas datnes nav sadalītas daudz dažādās mapēs, bet ir saistītas ar pirmdokumentiem.

Tagad mana darba diena notiek pēc sekojošās kārtības. Vēstule vai zvans klientam, lai sarunātu tikšanās pirmdokumentu saņemšanai. Tikšanās. Pirmdokumentu apstrāde- process, kurš nodrošina uzņēmuma saimnieciskās darbības ierakstus. Tas notiek tā: katru dokumentu jāreģistrē grāmatojumu reģistrā, jāiegrāmato, jāuzraksta uz dokumenta šī iegrāmatojuma numurs (saite no dokumenta uz ierakstu grāmatojumu reģistrā, ar domu atrast šī dokumenta iegrāmatojumu). Pēc tam jānoskenē dokuments un jālejupielādē datne PayTraq. Tagad man ir visu pirmdokumentu kopijas elektroniskā veidā, bet pirmdokumentu oriģinālus atdošu klientam nākamajā tikšanās.

Tādējādi man vienmēr ir pieejami pirmdokumenti, bet es tos neglabāju birojā dokumentu plauktā. Visi pirmdokumenti ir sašķiroti pēc dokumentu veidiem un kopā ar iegrāmatojumiem glabājas mākonī.