PayTraq Latvija

Kā izrakstīt rēķinu atvaļinājumā?

Posted in automatizācija

alt

Ceļojumu koferis ir gatavs, biļetes ir nopirktās. Pēdējais brīdis apdomāt, vai kaut kas nav aizmirsts un doties ceļojumā pretim jauniem iespaidiem. Uz laiku var aizmirst par darbu, ikdienas lietām, atskaitēm un vienkārši atpūsties. Tāpēc ir ļoti svarīgi pirms atvaļinājuma pabeigt visus darbus. Bet kā rīkoties, ja nepieciešams izrakstīt īrniekam īres rēķinu? Un rēķina datums ir atvaļinājuma laikā. Var paņemt līdzi datoru un daļu no atvaļinājuma veltīt darbam, var deleģēt kolēģiem, bet var uzstādīt PayTraq periodiskus rēķinus. Un tad lai tava vieta strādā programma. Programmai taču nav atvaļinājumu.

Pastāstīšu uz piemēra kā periodiskie rēķini var atvieglot ār-grāmatveža darbu. Bieži gadās, ka klienti deleģē ār-grāmatvedim rēķinu izrakstīšanu un izsūtīšanu. Es apkalpoju klientu, kas izīrē telpas. Rēķinu sagatavošana un izsūtīšana ir mans darbs.

Klients slēdz līgumu ar īrnieku un paziņo man pirmā rēķina datumu, apmaksas termiņu un ikmēneša īres maksu. Biežāk īres rēķini tiek izrakstīti uz priekšu, par pašreizējo mēnesi pašreizēja mēneša sākumā. Pamatojoties uz šiem datiem es sagatavoju periodiskā rēķina veidni. Papildus periodiskā rēķina veidnē norādu šī rēķina atkārtošanas periodu, pievienoju automātisku grāmatošanu un izsūtīšanu uz īrnieka e-pastu. Tagad programma pati vajadzīgajā dienā sagatavos un iegrāmatos rēķinu, kā arī izsūtīs to uz īrnieka e-pastu.

Vēl rēķina veidnē ir viena ļoti lietderīga lietiņa – atgādinājumu par savlaicīgi neapmaksātiem rēķiniem automātiskā izsūtīšana. Es vienmēr izmantoju šo opciju, tā palīdz sekot līdzi debitoru maksājumiem. Un tā neprasa nekādus papildu spēkus debitoru parādu analīzei un atgādinājumu sagatavošanai. Programma pati noskaidros, kāds rēķins nav apmaksāts un atgādinās par to debitoram.

Mēs apskatījām kā viegli un ātri var organizēt rēķinu sagatavošanu un izsūtīšanu. Tagad darba process nepieprasa ār-grāmatveža patstāvīgo iesaistīšanos tajā, un esot atvaļinājumā var nedomāt par darbu.