PayTraq Latvija

No Excel uz grāmatvedības programmu

Posted in grāmatvedība, uzņēmuma vadība, programma, excel

Kāpēc Excel nav ilgtermiņa risinājums

Excel veic ļoti daudz uzdevumu, ir viegli pieejams un ir ļoti plaši izmantots biznesa pasaulē. Un no mūsu puses būtu netaisnīgi to neatzīst.

Tomēr, kamēr grāmatvedības programma ir ne tik elastīga, bieži visu nepieciešamo izveido tieši elektroniskās tabulās, viegli pielāgojot tos savām vajadzībām, un tas varbūt par iemeslu kāpēc lietas sāk iet greizi.

Elektroniskās tabulas bieži vien ir pilnas ar kļūdām.

Slikti uztaisīta elektroniskā tabula palaiž ķēdes reakciju jebkurā nelielā uzņēmumā.

Viens labi zināms piemērs noticis Apvienotajā Karalistē 2012. gadā. Pielietojot Excel elektroniskās tabulas bija pieļauta kļūda, kura izmaksāja JP Morgan bankai $9 miljardu ieņēmumu. Diemžēl šāda veida kļūdas nav izņēmums, bet bieža parādība - kļūdas ir vienveidīgas.

Tik ilgi cik eksistēs datu ievade ar roku un būs pielietota “kopēt-ielīmēt” tehnoloģija ar kļūdainām formulām, tik ilgi šausminoši stāsti par pieļautajām kļūdām elektroniskās tabulās būs mūsu realitāte.

Sešas problēmas ar Excel, cenšoties aizvietot ar to grāmatvedības programmatūru:

1. Pielietot Excel ir kā zināt programmēšanas valodu

Daudzie mazie uzņēmumi to aizmirst. Excel ir tik plaši pielietots, ka to izmanto praktiski visi, bet ne tikai tie, kam ir īstas zināšanas par to. Turklāt daudzie Excel lietotāji bieži kļūdas, novērtējot savu zināšanas līmeni.

2. Kvalitatīvās elektroniskās tabulas izveide Excel prasa laiku

Tādas elektroniskās tabulas izveide Excel, kura apmierinātu visas Jūsu finanšu vajadzības prasa izcilas plānošanas prasmes un dziļas finanšu zināšanas. Ir vajadzīgs pietiekams laiks, lai izveidotu izdevumu atskaiti un sekotu līdzi rēķinu izrakstīšanai. Jūs varat nonākt situācijā, kad Jums pastāvīgi ir nepieciešams kaut ko mainīt vai pievienot elektroniskajai tabulai.

3. Ir nepieciešama stratēģija pirms Jūs sākat

Excel programmā Jums ir jāzina, kā tieši Jūs izmantosiet datus pirms Jūs sākat to darīt, jo šīs rīks nav tik elastīgs, lai vēlāk kaut ko iestatītu. Jums jāzina, kā Jūs vēlāties nosaukt katru atskaiti, paziņojumu un šūnu, kuru vēlēsities drukāt, un to nodrošināšana katrai atskaitei ir tiešām laika ietilpīgs process.

4. Nav nekādas pārbaudes un izsekojamības

Excel elektroniskajām tabulām piemīt paaugstināts krāpšanas risks, jo tajās ir viegli mainīt datus un grūti izsekot, kurš tieši veica šīs izmaiņas. Iedomājieties, ja Jūsu kolēģis ievadīs 1,000 nevis 10,000

5. Nav integrācijas ar citām programmām

Daudzi lietotāji nonāk veiktspējas problēmas strādājot ar lieliem datu apjomiem, apvienojot daudzas darblapas vai ietverot skriptus. Notiek programmas pārslodze. Excel nav integrēts ar citām mazajam biznesam izveidotiem lietojumprogrammām, kuras savukārt var palīdzēt vadīt Jūsu uzņēmumu efektīvāk. Piemēram, grāmatvedības programma ir integrēta ar krājumu vadības un laika plānošanas lietojumprogrammu.

6. Darījumiem, kuri ierakstīti Excel ir grūti izsekot.

Piemēram, Excel automātiski neatpazīst atkārtoti ievadītas vienas un tas pašas operācijas. Tajā vietā, lai labāk vadītu Jūsu uzņēmumu Excel, diemžēl bieži vien darbojas kā stop zīme, traucējot ieraudzīt Jūsu biznesa reālo ainu.

Kāpēc grāmatvedības programmatūra ir labāka uzņēmumam?

Tā ir ne tikai vieglāka lietošanā, bet arī precīzāka. Mākoņu programmatūra ir veidota tā, lai būtu efektīva, viegli integrējama ar citiem servisiem un pielāgota Jūsu mazā uzņēmuma vajadzībām.

Jums var būt neierobežots lietotāju skaits, un katram lietotājam savas pieejas tiesības, kas savukārt nodrošinās sensitīvo datu drošumu.

Programmatūra nodrošina Jums vairāk darbspējīga laika, visas rezerves kopijas tiek veiktas augstākā drošības līmenī attālinātajos serveros ik naktī, ļaujot Jums justies droši. Tā arī noņem spiedienu no uzņēmuma vadītājiem, kuriem jānodrošina pienācīgu datu glabāšanu par pieņemamu naudu, jo datu glabāšanas izmaksas varbūt ļoti augstas.

Grāmatvedības programmatūra praktiski izslēdz darbinieku krāpšanas risku, jo tā ietver audita rīkus. Tā neatstāj vietu šaubām par to, kurš ko ir izdarījis, un kad.
Atskaites sagatavošana kļūst vieglāka un prasa mazāk laika. Peļņa vai zaudējumu pārskats, bilance, atskaites vadībai, nodokļu deklarācijas, nolietojumu aprēķini un ārvalstu valūtas peļņas vai zaudējumu aprēķini – ir gatavi ar vienu klikšķi.

Septiņi iemesli, kāpēc grāmatvedības programmatūra ir labāka nekā Excel:

1. Esiet pārliecināts tikko uzsākot darbu

Vienkārši lietojams vadības panelis ir tas, kas ļaus Jums justies pārliecināti un atrast vajadzīgo ātri pat tikai uzsākot darbu, bez nevajadzīgas ilgas apmācības. Ja Jums ir pilnīgi skaidra uzņēmuma finanšu bilde no paša sākuma, tad uztraukumi par neapdomātiem biznesa lēmumiem ir lieki.

2. Jūsu dati ir precīzi

Jūsu uzņēmuma finanšu dati tiek glabāti reāllaikā režīmā vienā centrālā vietā – tiešsaistē mākonī. Bankas izraksta dati nonāk sistēmā automātiski, kas samazina datu ievades apjomu un iespējamās ievades kļūdas.

3. Elastīgas atskaites reāllaika režīmā

Iegūstiet vairāk atskaites nekā Jums pat ir nepieciešams, tikai ar dažiem klikšķiem negaidot mēneša beigas. Reāllaika atskaites un izdevumu pārskatus var viegli apskatīt un koplietot. Tāds uzdevumus kā PVN deklarācijas sastādīšana var būt izpildīts minūšu laikā stundu vietā.

4. Aktuāla informācija tieši laikā

Izveidojiet Jūsu investoram nepieciešamu atskaiti viena mirklī. Jūsu mazajam biznesam paveras iespēja pārvaldītu savas finanses labāk un precīzāk. It īpaši svarīgi tas ir ap nodokļu atskaišu laiku, jo dati tiek koplietoti ar grāmatvedi vai finanšu konsultantu. Finanšu informācija ir vienmēr aktuāla un gatava koplietošanai.

5. Uzņēmuma audits noritēs daudz vieglāk un ātrāk

Visi vēsturiskie dati, kuri iespējams būs nepieciešami Jūsu investoram, būs viņam pa rokai. Sistēmas audita rīki nodrošina Jūsu datu ticamību. To arī var attiecināt uz katru finanšu operāciju sistēmā un iegrāmatojumu. Tas ietver pārdošanas līgumus, maksājumus darbiniekiem un daudz vairāk. Veiksmīgi pabeigta audita procedūra pārliecina investoru par uzņēmuma efektīvu darbību, ka arī apmierina nodokļu administrēšanas iestāžu prasības.

6. Tā ir sinhronizēta ar citām biznesa lietojumprogrammām

Ja Jūs lietojiet tiešsaistes mākoņu risinājumus Jūs arī varat izmantot priekšrocības, ko sniedz sinhronizācijas iespējas ar Jūsu finanšu datiem. Krājumu vadība, rēķinu izrakstīšanu un daudz kas vairāk var prasīt daudz laika un būt par nastu mazā uzņēmuma grāmatvedībai.

7. Piekļūsiet datiem jebkurā laikā un vietā

Dodiet pieeju uzņēmuma datiem Jūsu darbiniekiem tiešsaistē jebkurā laikā un vietā. (tik ilgi cik Jums ir nepieciešamas dot šīs tiesības) Mākoņa programmatūra ļauj koplietot finanšu informāciju ar darbiniekiem, grāmatvežiem un finanšu konsultantiem.

Tas viss var palīdzēt augt Jūsu biznesam. Lai gan bieži var būt grūti mainīt to, kā pierasts strādāt un ļauties pārmaiņām, bet potenciālais ieguvums ir milzīgs. Patiesība ir tā, ka izmantojot Excel, Jūs nevarat viegli atrast un ātri un efektīvi pārvaldīt ikdienas darba procesu.

Excel vienkārši nebija veidots, lai aizstātu grāmatvedības programmatūru – tātad ir pienācis laiks ļaut savam biznesam augt un gūt panākumus bez ierobežojumiem.