PayTraq Latvija

Par laika taupīšanu eksportējot un importējot dokumentus...

Posted in automatizācija, atjauninājumi, e-rēķini

Par rēķinu sagatavošanas un piegādes veidiem, laika taupīšanu eksportējot un importējot dokumentus, kā arī par dažādu uzņēmumu apmaiņu ar rēķiniem PayTraq sistēmas ietvaros.

Pastāv vairāki rēķinu sagatavošanas un piegādes veidi.
Tradicionālais - pa pastu, kad rēķinu izdruka, ieliek aploksnē, uzlīmē marku un nosūta saņēmējam. Tas ir pats dārgākais un laika ietilpīgākais rēķinu piegādes veids nosūtītājam un saņēmējs tādu rēķinu var apstrādāt tikai manuāli.

Elektroniskais - kad rēķinu nosūta saņēmējam uz norādīto e-pasta adresi vai atstāj kaut kādā mākoņu servisā vai personīgajā kabinetā, lai adresāts/saņēmējs varētu to tur paņemt.

Tāds rēķinu piegādes veids ir ātrākais un kas nav mazsvarīgi ir bez maksas.

Tādu rēķinu saņēmējs var ievadīt ne tikai manuāli, bet apstrādāt to, nokopējot datus, un vēlāk ievietot tos rēķina ievades formā.

Tiešsaistes saite uz rēķinu nozīmē to, ka saņēmējs sekojot šai saitei var apskatīt, saglābāt, izdrukāt vai eksportēt rēķina datus.

Tiešsaistes saiti var nosūtīt ne tikai pa e-pastu, bet arī ar ziņojumu apmaiņas programmu palīdzību, piemēram pa Skype.
Tas ir tik pat viegls un ātrs rēķinu piegādes veids, kā pa e-pastu.

PayTraq atbalsta visus trīs rēķina sagatavošanas un nosūtīšanas veidus, bet tiešā saite ir visērtākais rēķina piegādes veids gan Jums gan saņēmējam tāpēc kā:

1) Tiešsaistes saite darbojas reālā laika režīmā, saņēmējs vienmēr var redzēt vai ir saņemta rēķina apmaksa.
Koriģējot rēķinu, nav nepieciešams nosūtīt to vēlreiz, jo izlabotais rēķins ir pieejams vienmēr, sekojot šai saitei.
Saņēmējs vairs nevar pazaudēt Jūsu rēķinu, jo to ir iespējams vienmēr apskatīt sekojot šai saitei.

2) Tiešsaistes saite ļauj saglābāt rēķinu ne tikai PDF formātā drukai, bet arī eksportēt to citos dokumentu apmaiņas formātos. Šobrīd šādi formāti ir PayTraq XML, UBL un CSV.

Elektroniski dokumentu apmaiņas formāti praktiski izslēdz saņēmēja dokumentu manuālu apstrādi.

Svarīgi ir tas, ka tagad dokumentus formātā PayTraq XML var ne tikai eksportēt no PayTraq bet arī importēt.
Dokumentu imports formātā PayTraq XML ir pieejams ar vedņa (wizard) Imports palīdzību Iepirkumos, visiem dokumentu veidiem, izņemot pasūtījumu piegādātājam un iepirkuma aktu, kā arī Pārdošanā, dokumentu veidam – klienta pasūtījums.

Saņemto rēķinu var importēt tieši no tiešsaistes saites uz rēķinu, šajā gadījumā nav nepieciešams saglabāt datni-rēķinu vēlākai lejupielādei savā datorā.

Dokumentu imports ir ne tikai laika taupīšana ievadot rēķinus, bet arī manuālās ievades kļūdu zudums.
Ja Jūs vai Jūsu klients vai piegādātājs kopā strādājat PayTraq, tad tagad Jūs varat apmainīties ar rēķiniem daudz ātrāk un ērtāk.