PayTraq Latvija

Biznesa automatizācijas un vadības sistēma mākonī

Iepirkumu iesūtne


Iepirkumu iesūtne ir vieta, kurā Jūs varat saņemt automātiski savus ienākošus rēķinus un čekus par dažādiem uzņēmuma izdevumiem.
Vienkāršs, ātrs un ērts veids pirmdokumentu apstrādei un ievadei.

Mēs priecājamies Jums paziņot par pilnīgi jaunas funkcijas ieviešanu PayTraq, kuras ietvaros Jūs varēsiet ievērojami paātrināt dažādu rēķinu apstrādes un ievades procesu, ka arī vienkāršot avansu norēķinu personas atskaišu sastādīšanu pēc iesniegtiem čekiem.

Tātad mēs piedāvājam Jums - Iepirkumu iesūtni - vienotu pagaidu visu gaidošo apstrādi ienākošo dokumentu glabāšanas vietu.

Iepirkuma iesūtnē Jūs saņemsiet dokumentus - datnes no Informācijas avotiem. Pašlaik tiek atbalstīti divi Informācijas avoti, kurus Jūs varat sākt lietot jau tūlīt. Tie ir PayTraq Inbox (katram uzņēmumam noteiktā e-pasta adrese PayTraq sistēmā, visu dokumentu nosūtīšanai) un Drobox - datņu mākoņu krātuve. Sīkāk par katru no Informācijas avotiem lasiet lūdzu zemāk, bet tagad gribam mazliet pastāstīt par šo ideju.

Vispirms Iepirkumu iesūtne satur protams pašu iesūtni.
Pēc analoģijas ar Jūsu e-pastu, iesūtnē

...
Lasīt vairāk  
Tagi: automatizācija, atjauninājumi, grāmatvedības uzskaitē, e-rēķini

Par laika taupīšanu eksportējot un importējot dokumentus...

Par rēķinu sagatavošanas un piegādes veidiem, laika taupīšanu eksportējot un importējot dokumentus, kā arī par dažādu uzņēmumu apmaiņu ar rēķiniem PayTraq sistēmas ietvaros.###

Pastāv vairāki rēķinu sagatavošanas un piegādes veidi.
Tradicionālais - pa pastu, kad rēķinu izdruka, ieliek aploksnē, uzlīmē marku un nosūta saņēmējam. Tas ir pats dārgākais un laika ietilpīgākais rēķinu piegādes veids nosūtītājam un saņēmējs tādu rēķinu var apstrādāt tikai manuāli.

Elektroniskais - kad rēķinu nosūta saņēmējam uz norādīto e-pasta adresi vai atstāj kaut kādā mākoņu servisā vai personīgajā kabinetā, lai adresāts/saņēmējs varētu to tur paņemt.

Tāds rēķinu piegādes veids ir ātrākais un kas nav mazsvarīgi ir bez maksas.

Tādu rēķinu saņēmējs var ievadīt ne tikai manuāli, bet apstrādāt to, nokopējot datus, un vēlāk ievietot tos rēķina ievades formā.

Tiešsaistes saite uz rēķinu nozīmē to, ka saņēmējs sekojot šai saitei var apskatīt, saglābāt, izdrukāt vai eksportēt rēķina datus.

Tiešsaistes saiti var nosūtīt ne tikai pa e-pastu, bet

...
Lasīt vairāk  
Tagi: automatizācija, atjauninājumi, e-rēķini

Kā atbrīvot vietu dokumentu plauktos

Pirmdokumenti ir grāmatvedības uzskaites pamats. Ārējo un iekšējo dokumentu daudzveidība kalpo kā pamats grāmatvedības reģistru ierakstu veikšanai. Šie dokumenti saudzīgi jāglabā noteikto laika posmu. Glabāt tos var darba vietā birojā speciāla dokumentu plauktā. Katram uzņēmumam var lietot atšķirīgas krāsas mapēs vai pielīmēt mapēm krāsainas uzlīmes atpazīstamībai. Plauktā mapes var kārtot alfabētā, hronoloģiskā vai haotiskā secībā.

Pirmdokumentus ik mēnesi birojā atnes klienti vai es pats apmeklēju tos, lai paņemtu dokumentus apstrādei. Rezultātā biroja pārvēršas par arhīvu. Un ja pēkšņi kādam- klientam, man vai trešajai personai savajadzēs kāds apstrādāts pirmdokuments, piemēram saņemts rēķins, to varēs atrast arhīvā, skenēt un aizsūtīt pa e-pastu. Man ne īpaši patīk no biroja taisīt arhīvu, tāpēc pirmdokumentu glabāšanu es izvēlos veikt savādāk. Tieši skenēt visus pirmdokumentus un glabāt tos mākonī, un jau apstrādāto pirmdokumentu oriģinālu atdod atpakaļ klientam. Mākoņu arhīvs ir PayTraq. Jo programmā katram ievadītam dokumentam var pievienot datni. T.i. ievadi sistēmā ienākošo rēķinu un

...
Lasīt vairāk  
Tagi: grāmatvedība, automatizācija

Grāmatojumu saraksts

Darbā man ļoti patīk visu plānot uz priekšu. Manuprāt tikai tā var efektīvi izmantot savu darba laiku, ja ir katra uzņēmuma precīzs apstrādes plāns ar uzdevumiem un to izpildes termiņiem. Tātad soļi pa solim pildīti uzdevumi realizē uzņēmuma dokumentu apstrādes plānu. Un vēl daļu no uzdevumiem var deleģēt “darba kolēģim” un strādāt ātrāk un efektīvāk netraucējot, bet palīdzot viens otrām. Bet ja “darba kolēģis” ir PayTraq?

Kādu uzdevumu izpildi var uzticēt programmai?

Parasta grāmatvedības operācija saistīta ar izdevumu norakstīšanu attiecīgajā periodā. Piemēram, izdevumus par apdrošināšanas polises iegādi uz gadu nevar uzreiz norakstīt uzņēmuma izdevumos, bet jānoraksta vienādās daļās 12 mēnešos. T.i. norakstīt ikmēneša izdevumos 1/12 daļu no polises iegādes vērtības. Tieši šo uzdevumu var uzticēt programmai, jo tajā ir lielisks rīks- automātiskie grāmatojumi, tie, kas tiek iegrāmatoti pēc saraksta.

Kā tas strādā PayTraq?

Vispirms Iepirkumos ievadu apdrošināšanas polises ienākošo rēķinu, bet izdevumu konta vietā izvēlos bilances kontu- nākamo

...
Lasīt vairāk  
Tagi: grāmatvedība, automatizācija

Kā ievadīt čeku par degvielas iepirkumu vieglajai automašīnai

alt
Pastāv likumiski nosacījumi, balstoties uz kuriem noteiktām saimnieciskām operācijām nevar atskaitīt visu priekšnodokļa summu. Piemēram ievērojot PVN likuma normas nevar atskaitīt 20% no izdevumiem saistītiem ar degvielas iegādi un vieglā transportlīdzekļa uzturēšanu.

Rezultātā degvielas čeku nevar ievadīt kā parasto iepirkuma dokumentu. Čeka summa ir jāsadala divās daļās:

  • 20%- no kuras nevar atskaitīt priekšnodokli
  • 80%- no kuras var atskaitīt priekšnodokli.

    Izskatās ka nekā sarežģīta nav. Kalkulators un čeks rokās, aprēķinām, un ievadam čeku divās darbībās. Vienai čeka summai piemērojam nodokļa grupu “priekšnodoklis 21%”, otrai summai nepiemērojam.

Bet PayTraq var ievadīt vieglās automašīnas degvielas čeku vienā darbībā bez liekiem aprēķiniem.

Ienākam Iepirkumos Dokumentos, izveidojam jaunu dokumentu- čeks/kvīts.
Aizpildām visus nepieciešamus laukus: datums, čeka numurs, piegādātājs, darbības apraksts un c. Atzīmējam karodziņu “Cenas norādītas ar nodokli”.
Tagad Pozīciju sarakstā pirmo ievadām čeka bruto summu (ar nodokli), ievadām rindā atlaidi 20% un izvēlamies nodokļu grupu “priekšnodoklis 21%”.
Tad kā otro pozīciju

...
Lasīt vairāk  
Tagi: automatizācija

Kā izrakstīt rēķinu atvaļinājumā?

alt

Ceļojumu koferis ir gatavs, biļetes ir nopirktās. Pēdējais brīdis apdomāt, vai kaut kas nav aizmirsts un doties ceļojumā pretim jauniem iespaidiem. Uz laiku var aizmirst par darbu, ikdienas lietām, atskaitēm un vienkārši atpūsties. Tāpēc ir ļoti svarīgi pirms atvaļinājuma pabeigt visus darbus. Bet kā rīkoties, ja nepieciešams izrakstīt īrniekam īres rēķinu? Un rēķina datums ir atvaļinājuma laikā. Var paņemt līdzi datoru un daļu no atvaļinājuma veltīt darbam, var deleģēt kolēģiem, bet var uzstādīt PayTraq periodiskus rēķinus. Un tad lai tava vieta strādā programma. Programmai taču nav atvaļinājumu.

Pastāstīšu uz piemēra kā periodiskie rēķini var atvieglot ār-grāmatveža darbu. Bieži gadās, ka klienti deleģē ār-grāmatvedim rēķinu izrakstīšanu un izsūtīšanu. Es apkalpoju klientu, kas izīrē telpas. Rēķinu sagatavošana un izsūtīšana ir mans darbs.

Klients slēdz līgumu ar īrnieku un paziņo man pirmā rēķina datumu, apmaksas termiņu un ikmēneša īres maksu. Biežāk īres rēķini tiek izrakstīti uz priekšu, par pašreizējo mēnesi pašreizēja mēneša sākumā.

...
Lasīt vairāk  
Tagi: automatizācija